Você sabia que pode evitar a exclusão do Simples Nacional por aquisições de mercadorias que excedem 80% do faturamento?
Muitos pequenos empreendedores estão se sentindo à beira de um precipício, sem saber para onde ir, após receberem a temida notificação: “Sua empresa foi excluída do Simples Nacional”. Entre os principais motivos para a exclusão, está a compra excessiva de mercadorias para revenda ou insumo e o pagamento de despesas em valor que supera as receitas auferidas no período, previstos nos incisos IX e X, do art. 29, da Lei 123 de 2006.
A exclusão dos regimes MEI e do Simples Nacional por aquisições de mercadorias para revenda e insumo que excedem 80% do faturamento é uma preocupação real para muitos pequenos empreendedores. Isso porque, essa situação pode comprometer a continuidade do negócio devido à perda dos benefícios tributários proporcionados pelo regime simplificado de apuração e pagamento dos tributos.
O Problema das Despesas e Aquisições Excessivas
Como aqui nós gostamos de ir direto ao ponto e sem enrolação, vamos explorar esse cenário e te mostrar as melhores formas para se proteger de uma eventual exclusão do MEI ou Simples Nacional, quando houver essa fundamentação alegada pelo Fisco.
Para facilitar a compreensão do conteúdo vamos utilizar exemplos práticos. Então, a partir de agora, imagine-se no lugar de Maria, uma pequena empreendedora do leste mineiro, proprietária de uma padaria artesanal.
Durante um período de alta demanda, Maria decidiu aumentar significativamente seu estoque de farinha, chocolates e outros insumos, antecipando o pico no consumo de mercadorias como pães, sobremesas e panetones, que geralmente ocorre nos finais de ano, com a chegada das festas de natal e confraternizações em família.
A decisão foi estratégica, mas, ao final do ano, as compras feitas por Maria ultrapassaram 80% do seu faturamento total no exercício. Isso despertou a atenção das autoridades fiscais, que viram a situação como sinal de possível omissão de receitas e sonegação de tributos, levando à notificação de exclusão da Padaria do Simples Nacional.
De acordo com o inciso X do art. 29, da Lei Complementar nº 123 de 2006, uma empresa pode ser excluída do Simples Nacional se, durante o ano-calendário, o valor das despesas pagas pela empresa superar em 20% o total dos ingressos de recursos no mesmo período e se as aquisições de mercadorias para comercialização ou industrialização ultrapassarem 80% dos ingressos de recursos, salvo as hipóteses de justificativas plausíveis.
Essa regra visa evitar que empresas de maior porte, que poderiam se enquadrar em regimes fiscais mais complexos, se beneficiem indevidamente das facilidades do Simples.
Possíveis Soluções para o Impasse de Maria
Observe que, seguindo o mesmo entendimento sobre a Lei 123 de 2006, para resolver esse problema, Maria poderia:
- Documentar detalhadamente a justificativa para a compra excessiva de insumos e mercadorias, incluindo contratos e previsões de mercado; e
- Consultar uma assessoria fiscal para preparar um recurso administrativo, apresentando provas de que as aquisições eram necessárias e estratégicas. Além de terem sido realizadas a crédito ou utilizando-se de recursos provenientes de outras origens, além da receita bruta da empresa.
Enquanto o inciso IX do art. 29, trata de situações em que as despesas pagas superam em 20% os ingressos de recursos, o inciso X foca nas aquisições de mercadorias em valor que exceda 80% das receitas da empresa. Ambos são importantes balizadores que estabelecem limites para evitar fraudes fiscais e, no caso de compras para formação de estoque, o inciso X permite exceções justificadas, mas exige que a justificativa seja bem fundamentada e documentada para ser aceita.
O caso da padaria ilustra claramente uma situação comum em que as decisões de compra da empresa, motivadas por previsões de aumento na demanda, não foram devidamente documentadas para fins fiscais, causando a interpretação errônea do Fisco em reação às compras, como um excesso injustificado.
Análise das Exigências Legais
É importante observar que as regras estampadas no art. 29, da Lei 123, não são absolutas, pois apenas invertem os ônus da prova, de modo que cabe ao contribuinte justificar adequadamente a situação em que se encontra, para afastar a presunção de sonegação de receitas.
Além disso, a lei excepciona formação de estoque, mas essa não é a única hipótese de justificativa para o desequilíbrio na relação de compra e venda de uma empresa. A pandemia da COVID-19, por exemplo, é um excelente exemplo de exceção que poderia ser utilizada para justificar despesas em excesso. Pois, em razão da calamidade sofrida mundialmente, muitas empresas tiveram interrupção abrupta no seu modo de funcionar.
Existem inúmeras formas de se justificar esse tipo de operação dentro da legalidade, entretanto, no caso de Maria, a falta de documentação detalhada transformou uma ação estratégica de crescimento do negócio em uma tremenda dor de cabeça para a empreendedora, que não observou com antecedência as especificidades da Lei 123/06.
Por outro lado, caso Maria tivesse direcionado menos de 80% de seus recursos para a aquisição do estoque, poderia ter enfrentado problemas muito piores de estoque insuficiente, resultando em perda de vendas e insatisfação dos clientes. Esse cenário inverso destaca a importância do equilíbrio e da estratégia na gestão de compras e estoques, sempre com a devida documentação.
Possíveis Caminhos para Reverter a Exclusão
Para resolver a situação de exclusão, Maria deve reunir provas documentais que justifiquem suas aquisições além do limite permitido, o que inclui contratos com fornecedores e clientes, cartas de crédito eventualmente utilizadas, faturas e extratos bancários, previsões de mercado e comprovantes de pagamento.
Assim como Maria, se a sua empresa foi excluída do MEI ou Simples Nacional por exceder o limite de aquisição de mercadorias para estoque, o primeiro passo é reunir provas documentais robustas que justifiquem as aquisições que excederam o limite permitido. Isso inclui:
- Contratos com Fornecedores e Clientes: Estes documentos ajudam a demonstrar a legitimidade e necessidade das aquisições.
- Cartas de Crédito e Faturas: Provas de como as compras foram financiadas podem solidificar sua defesa.
- Previsões de Mercado e Comprovantes de Pagamento: Estudos de mercado e comprovantes podem mostrar que as compras foram uma resposta estratégica a previsões de aumento na demanda.
Além disso, contratar um consultor tributário experiente permitirá que sua empresa analise a melhor alternativa de defesa a ser adotada, preparando os recursos administrativos e/ou medidas judiciais cabíveis de maneira convincente, detalhando por que essas aquisições eram necessárias naquele momento estratégico da empresa.
Sempre que a abordagem administrativa não resolver a exclusão, considere avançar para uma ação judicial. Esta pode ser uma opção válida para reanalisar a permanência da empresa no Simples Nacional ou MEI, especialmente quando há suspeitas de erros contábeis ou documentação insuficiente que levaram a uma interpretação equivocada por parte do Fisco.
Nesse caso, é importante observar atentamente as características e especificidades do caso da sua empresa e optar pela forma de defesa mais adequada e menos prejudicial aos objetivos e expectativas do seu negócio. Para te ajudar nessa tarefa, vamos analisar alguns possíveis cenários que podem ocorrer e a melhor solução cabível para cada situação:
Cenário 1: Notificação para Autorregularização de Infração Durante a Realização de Procedimentos Fiscais Auxiliares
Se sua empresa recebeu uma notificação fiscal que não representa o início formal de uma ação fiscal, mas resultou na suspensão prévia do CNPJ ou da inscrição estadual, impedindo o prosseguimento regular de suas operações, um mandado de segurança com pedido de tutela de urgência pode ser o caminho. Este recurso visa reverter a suspensão das atividades da empresa, permitindo que continue operando normalmente enquanto o mérito da questão é discutido administrativamente.
Cenário 2: Notificação Fiscal de Exclusão do Simples ou de Autorregularização sem Suspensão Prévia de Atividades
Se não houve suspensão prévia das atividades, CNPJ ou Inscrição Estadual, basta apresentar um recurso administrativo, acompanhado de toda a documentação necessária para demonstrar que tudo não passou de um equívoco. Sendo, esta, a melhor opção de solução para esse cenário. Assim, você pode discutir as alegações fiscais sem prejuízo das operações da empresa, oferecendo a chance de resolver a questão sem medidas legais adicionais, de forma mais célere e mais barata, quando se comparado às medidas judiciais que poderiam ser adotadas.
Cenário 3: Sanções Aplicadas Após Defesa Administrativa Mal Sucedida
Caso tenha apresentado defesa e ela não tenha sido aceita, ou se a empresa optou por realizar uma auto denúncia para evitar maiores penalidades, mas acredita que houve uma injustiça, a ação anulatória ou um mandado de segurança repressivo pode ser a medida mais apropriada. Essas ações permitem contestar judicialmente a legalidade das sanções e buscar o reenquadramento no Simples Nacional ou MEI, além de cancelar penalidades fiscais impostas injustamente e em desconformidade com a interpretação legal das normas tributárias.
Conclusão: Mantenha-se Sempre Bem Informado
A gestão adequada de aquisições é crucial para evitar conflitos com a legislação fiscal, especialmente para quem está no Simples Nacional. A história de Maria evidencia a importância de documentar justificativas de compras extraordinárias para proteger o negócio contra penalidades fiscais injustas e, até mesmo, a exclusão da empresa do regime especial de tributação do MEI ou Simples Nacional.
Para garantir que sua empresa permaneça em conformidade e evite surpresas desagradáveis, assine nossa newsletter e esteja sempre atualizado com as melhores práticas de gestão fiscal. Se você precisa de orientação personalizada, entre em contato com nossa equipe especializada para uma consulta sob medida!
